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[doc. web n. 5408460]
Trattamento di dati personali dei dipendenti mediante posta elettronica e altri strumenti di lavoro - 13 luglio 2016
Registro dei provvedimenti
n. 303 del 13 luglio 2016
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa
Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");
VISTE le segnalazioni e i reclami con le quali è stata lamentata la illiceità di trattamenti effettuati dall'Università degli studi "G.
D'Annunzio" di Chieti e Pescara mediante strumenti elettronici;
VISTE le Linee guida per posta elettronica e internet, adottate dal Garante con provvedimento n. 13 del 1° marzo 2007 (G.U. n. 58 del 10
marzo 2007 e www.garanteprivacy.it, doc. web n.
;
ESAMINATE le risultanze istruttorie e la documentazione in atti;
VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;
PREMESSO
1. E' stata lamentata da parte del personale dell'Università degli studi "G. D'Annunzio" di Chieti e Pescara la violazione della disciplina in
materia di protezione dei dati personali con riguardo, tra l'altro, all'asserito controllo posto in essere dal datore di lavoro in ordine all'utilizzo
di sistemi di comunicazione elettronica e di videosorveglianza.
2.1. Nel dare riscontro alle richieste di informazioni formulate dall'Ufficio al fine di verificare la fondatezza delle doglianze e l'osservanza
dei principi e delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali l'Ateneo, in qualità di titolare del trattamento, ha dichiarato ai sensi
dell'articolo 168 del Codice che, con riguardo al trattamento posto in essere mediante il sistema di videosorveglianza il trattamento è
effettuato nel rispetto delle indicazioni fornite dalla "Direzione territoriale del lavoro di Chieti-Pescara, con nota prot. n. 12078 del 2/4/2015,
acquisita al protocollo di Ateneo al n. 16330 del 7/4/2015" (cfr. nota 22 maggio 2015, in atti).
2.2. Con specifico riguardo all'utilizzo dei sistemi di comunicazione elettronica l'Ateneo ha dichiarato che:
1. "i log delle attività di rete sono anonimi: vengono raccolti e conservati i dati relativi ai Mac Address ed agli indirizzi IP dei
personal computer […]" e "non vengono raccolti dati personali contenuti nella comunicazione di rete, eccezion fatta per il Mac
Address (legato alla postazione utilizzata per l'attività lavorativa) e l'indirizzo IP dinamico ottenuto nella sessione di lavoro" (cfr.
nota 22 maggio 2015, in atti);
2. "non è stata fornita nessuna informativa ai sensi dell'articolo 13 del Codice […] in quanto non è possibile[trattare] dati personali
[…] per cui l'informativa è superflua";
3. "i dati riferibili ai log delle attività di rete in senso lato vengono conservati per 5 anni: su apposito server per arco temporale di 3
anni on line e cancellati automaticamente dopo tale arco temporale; i restanti 2 anni su nastro di backup in modalità off line. La
motivazione è quella di fornire alle forze dell'ordine che su mandato della magistratura debbano compiere indagini su attività illecite
che hanno avuto come sorgente o come destinatario i sistemi informatici dell'Ateneo" (l'art. 14 del citato regolamento indica invece
la conservazione per 36 mesi);