Gestione Emergenza COVID-19: Comunicazione Aziendale al Personale delle Strutture Centrali

A tutte le colleghe ed i colleghi del Gruppo.

ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO NELLE STRUTTURE CENTRALI IN FASE DI EMERGENZA SANITARIA

Nell’attuale fase congiunturale – che richiede ancora, anche per disposizioni vigenti delle autorità competenti, l’adozione di misure precauzionali e di sicurezza per contrastare la diffusione e scongiurare il possibile riacutizzarsi dell’epidemia da Covid 19 – il lavoro tramite remote/smart working rappresenta l’opzione privilegiata dal Gruppo UBI Banca per la gestione delle attività e dei processi relativi alle strutture centrali di UBI Banca (incluse le unità centrali delle Macroaree Territoriali, le Direzioni Territoriali e le Transaction Banking Unit) e delle Società del Gruppo, e conseguentemente attuato, in tutti i casi possibili e ove non sia indispensabile la presenza fisica.

Sono state altresì individuate alcune limitate strutture organizzative per le quali è previsto il rientro parziale presso la sede lavorativa sulla base delle seguenti linee guida:
• personale che svolge mansioni non attuabili in modalità remota (es. trattamento necessario di evidenze cartacee, processi non supportabili da sistemi informatici, ecc.);
• personale allocato su processi particolarmente critici con rischio operativo non trascurabile;
• personale allocato su processi particolarmente sollecitati dal periodo di emergenza e/o per i quali il lavoro da remoto non consente adeguati livelli di efficienza operativa.

Le Risorse interessate riceveranno specifica comunicazione al riguardo.

Il rientro nelle sedi per le Risorse non rientranti nel perimetro di cui al punto precedente deve quindi essere considerato, nell’attuale fase, un evento eccezionale motivato da effettiva necessità e oggetto di approvazione da parte del responsabile della struttura organizzativa di appartenenza e delle Risorse Umane di riferimento.

In ogni caso i colleghi che presentino sintomi febbrili (>37,5°) e/o respiratori, ovvero affetti da gravi patologie croniche o immunodepressive, dovranno comunque astenersi dal lavoro presso le sedi centrali del Gruppo, operando ove possibile in remoto dal domicilio o in assenza giustificata da certificazione del proprio medico.

Fermo quanto precede, il personale abilitato all’accesso ai locali aziendali è tenuto, fino a diversa comunicazione, all’osservanza delle seguenti regole.

Modalità di ingresso e uscita in azienda

Idonei sistemi per la rilevazione della temperatura (scanner) sono installati presso i siti complessi del Gruppo che registrano le maggiori presenze di personale. Se la temperatura del dipendente risulta superiore ai 37,5°, non sarà consentito l’accesso ai luoghi di lavoro; le persone in tale condizione – nel rispetto delle indicazioni in materia di privacy e trattamento dei dati – momentaneamente isolate e fornite di mascherine, dovranno contattare nel più breve tempo possibile il proprio medico curante e seguire le sue indicazioni.

E’ altresì precluso l’accesso a chi, negli ultimi 14 giorni, abbia avuto contatti stretti e diretti con soggetti risultati positivi al COVID-19. Inoltre, a chi accede ai locali della Banca sarà richiesto di sottoscrivere, all’ingresso in tutte le unità centrali (che siano o meno dotate di apparecchiature o dispositivi per il rilevamento termografico della temperatura), una autodichiarazione su base settimanale in cui si attesta: che si è esenti da sintomi influenzali (tosse, febbre superiore a 37,5°), di non aver avuto negli ultimi 14 giorni contatti stretti e diretti con soggetti risultati positivi al COVID-19, di essere a conoscenza dell’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre oltre 37,5° o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio medico di famiglia e l’autorità sanitaria.

Resta a carico del singolo lavoratore verificare quotidianamente la temperatura e fornire tempestiva notizia circa l’avvenuta modificazione delle condizioni già autocertificate.

Al fine di facilitare l’accesso in sicurezza alle sedi centrali, sono individuati, ove possibile, differenti percorsi di ingresso e di uscita dai locali aziendali. Si raccomanda in ogni caso a tutti i dipendenti di evitare assembramenti in ingresso e in uscita e sempre nel rispetto della distanza minima, allo stato aziendalmente stabilita in 2 metri. E’ quindi necessario seguire i percorsi indicati sia in ingresso che in uscita, mantenendo la distanza di 2 metri dalle altre persone e seguendo, ove presenti, le indicazioni a pavimento e verticali. Prima di oltrepassare i tornelli è opportuno verificare che vi sia spazio d’attesa libero e possibilità di distanza prevista. Nei percorsi occorre mantenere sempre la destra e dare la precedenza a chi scende le scale.

Occupazione della postazione di lavoro

La postazione di lavoro deve essere occupata nel rispetto delle norme di distanziamento che prevedono che sia garantita la distanza minima di 2 metri. Per le logiche di occupazione delle singole postazioni di lavoro si fa riferimento alla guida operativa allegata al presente documento. Ove non risulti possibile rispettare la distanza minima di 2 metri tra le postazioni occupate dagli addetti, a ulteriore prevenzione del rischio di contagio si provvede all’installazione di dispositivi di sicurezza divisori in plexiglass. In assenza di tali misure, non sarà consentita l’occupazione della postazione lavorativa e dovrà essere tempestivamente interessato il SPP.

Si raccomanda l’occupazione continuativa della stessa postazione lavorativa evitando l’utilizzo di altri dispositivi/strumentazioni.

Precauzioni igienico sanitarie e norme comportamentali

L’impegno per prevenire l’epidemia da “coronavirus” (COVID 19) passa anche attraverso i comportamenti. Sono riportate di seguito le norme comportamentali da porre in essere:
• lavare spesso le mani. Il lavaggio e la disinfezione delle mani sono decisivi per prevenire l’infezione. A tal fine sono messi a disposizione presso le sedi centrali idonei e diffusi mezzi detergenti per le mani;
• evitare il contatto ravvicinato con persone che soffrono di infezioni respiratorie acute. Mantenere almeno 2 metri di distanza dalle altre persone, in particolare quando tossiscono o starnutiscono o hanno sintomi febbrili, perché il virus è contenuto nelle goccioline di saliva e può essere trasmesso a distanza ravvicinata;
• non toccare occhi, naso e bocca con le mani. Il virus si trasmette principalmente per via respiratoria, ma può entrare nel corpo anche attraverso gli occhi, il naso e la bocca; evitare quindi di toccarli con le mani non ben lavate. Le mani, infatti, possono venire a contatto con superfici contaminate dal virus e trasmetterlo all’organismo;
• coprire bocca e naso in caso di starnuto o tosse; tossire all’interno del gomito o di un fazzoletto, preferibilmente monouso. Coprire la bocca con le mani potrebbe contaminare oggetti o persone con cui si viene a contatto;
• osservare le misure e raccomandazioni di prevenzione stabilite per la distanza interpersonale, in qualunque luogo e in qualunque momento, evitando contatti ravvicinati o affollamenti non solo negli uffici, ma anche negli ascensori (preferendo ove possibile le scale), nei punti ristoro, nei servizi igienici o nell’accesso alle mense.

Utilizzo dei dispositivi di protezione individuale

Tutte le unità operative centrali sono dotate di mascherine rientranti nelle tipologie previste dalla normativa, disponibili per i dipendenti presso il servizio di portineria o l’ingresso dei singoli stabili.

Le normative nazionali prevedono che la mascherina sia indossata sempre in luoghi chiusi aperti al pubblico. Negli uffici non aperti al pubblico è comunque consigliabile l’uso della mascherina, che diventa obbligatorio allorquando non sia possibile mantenere la distanza interpersonale prevista.

Vanno tuttavia osservate eventuali norme regionali/locali più restrittive tempo per tempo emanate.

Indossare una mascherina è infatti una delle misure di efficace prevenzione per limitare la diffusione di alcune malattie respiratorie. Esse costituiscono un’utile barriera di protezione nella diffusione di agenti patogeni trasmissibili per via area (aerosol e goccioline).

L’uso della mascherina deve essere adottato in aggiunta alle altre misure precauzionali disposte nel contesto dell’emergenza (igiene delle mani, distanziamento sociale, riduzione massima del tempo di contatto).

Si raccomanda massima attenzione nell’utilizzo e nella gestione delle mascherine, anche in considerazione delle difficoltà di approvvigionamento.La mascherina deve essere opportunamente conservata in un sacchetto pulito: requisito fondamentale per l’uso estensivo, infatti, è che essa mantenga inalterate le sue caratteristiche e la sua funzionalità.

E’ necessario smaltire le mascherine:
• qualora visibilmente contaminate con secrezioni;
• se mostrano evidenti danni o se non consentono la corretta respirazione dell’operatore.

Le mascherine usate dai lavoratori devono essere riposte preferibilmente all’interno di sacchetti nuovi, chiusi e sigillati singolarmente, per poi essere inseriti nel contenitore per la raccolta indifferenziata.

Di seguito si elencano le tipologie di mascherine fornite dal Gruppo UBI ai propri dipendenti:
• Mascherina filtrante in TNT;
• Mascherina chirurgica;
• Mascherina FFP2.

Per informazioni sulle caratteristiche dei singoli dispositivi, modalità di riutilizzo, disinfezione e regole da seguire per indossare la protezione, si fa riferimento alle indicazioni fornite nel Digital Workspace (Informativa mascherine del 21 aprile 2020 predisposta dal Medico Competente Coordinatore).

Gestione degli spazi comuni e mense

Si raccomanda di ridurre il tempo di sosta negli spazi comuni e il mantenimento della distanza di sicurezza di almeno 2 metri tra le persone in accesso agli stessi, comprese le mense aziendali. E’ prevista la sanificazione periodica e pulizia giornaliera, con appositi detergenti dei locali mensa e delle tastiere dei distributori di bevande e snack.

Giusto quanto stabilito dal Ministero della Salute e per maggiore protezione della salute di tutti, è necessario, in questo periodo, evitare assembramenti e distanze ravvicinate tra le persone. Per evitare picchi di affluenza – salvo quanto diversamente stabilito in adeguamento alle normative di settore per la ristorazione o da specifica regolamentazione – i colleghi che frequentano mense aziendali dovranno dividersi in due turni:
• al primo turno, pari alla metà del tempo di apertura previsto del servizio (indicativamente dalle 12.00 alle 13.00 o 12.30 alle 13.30, secondo gli orari di apertura delle singole mense) accederanno i colleghi con le iniziali del cognome dalla A alla G;
• al secondo turno, (indicativamente dalle 13.00 alle 14.00 o 13.30 alle 14.30, secondo gli orari di apertura delle singole mense) i colleghi col cognome dalla H alla Z.

È altresì raccomandato di tenere una distanza idonea (due metri) dagli altri utenti e di non sedersi uno di fronte all’altro.

In caso di necessità, è consentita la consumazione del pranzo all’interno del luogo di lavoro, nel rigoroso rispetto delle misure igieniche e di distanziamento interpersonale previste.

Contenitori di cibo e bevande, oltre che a eventuali salviette, posate o residui devono essere riposti in sacchetti chiusi e sigillati individualmente, quindi gestiti come materiale indifferenziato.

E’ necessario evitare assembramenti anche nell’accesso ai servizi igienici. Al fine di ridurre le possibili fonti di contagio, tutti i servizi igienici sono stati dotati di asciugamani in carta monouso. Sono state inoltre previste regole per la limitazione/interdizione all’uso dei bagni per i fornitori, salvo che non siano disponibili servizi distinti da quelli ad uso del personale dipendente.

Spostamenti interni e riunioni

Si raccomandano spostamenti all’interno del sito aziendale limitati al minimo indispensabile.

Le riunioni, a tutti i livelli, dovranno essere prioritariamente effettuate mediante audio/videoconferenze, anche attraverso l’uso di dispositivi individuali (Skype, cellulare, ecc.), possibilmente in collegamento singolo e, in caso di compresenze fisiche, in numero non superiore a 3, salvo il caso di locali di ampie dimensioni e, comunque, nel rispetto di distanza minima di 2 metri tra i presenti, evitando tra questi contatto diretto e ravvicinato e le sedute frontali.

L’utilizzo delle sale riunioni avviene previa prenotazione e presso le stesse sono presenti le istruzioni operative atte a garantire le condizioni di sicurezza per il loro utilizzo, quali il distanziamento con eliminazione delle sedute in eccesso e corretto posizionamento di quelle rimanenti, utilizzo del telecomando eventualmente presente, igienizzazione delle mani.

Ai piani sono disponibili dispenser di soluzioni idroalcoliche per l’igienizzazione delle mani.

Utilizzo degli ascensori

E’ fortemente consigliato, a chi non ha problemi di mobilità, l’uso delle scale in sostituzione degli ascensori, in particolare per i piani bassi dell’immobile. E’ importante mantenere la distanza di sicurezza di 2 metri anche in attesa dell’ascensore. E’ fatto obbligo di dare sempre la precedenza al personale in uscita dall’ascensore e di igienizzare le mani attraverso gli appositi dispenser prima di utilizzare la pulsantiera. L’accesso all’ascensore è consentito ad un numero massimo contemporaneo di persone secondo i limiti di capienza indicati sullo stesso, mantenendo ove possibile la distanza di 2 metri tra i singoli occupanti e comunque con la mascherina indossata.

Pulizia e sanificazione

E’ intensificato il servizio di pulizia degli ambienti di lavoro, estendendone la frequenza a cadenza giornaliera ed è attuata l’igienizzazione periodica dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni. È inoltre disposto l’ampliamento della fascia operativa di erogazione del servizio per consentire alle ditte incaricate lo svolgimento anche di igienizzazione dei locali con prodotti specifici.

La pulizia rappresenta misura fondamentale a protezione della salute e per prevenire e contrastare la diffusione del “coronavirus”, ma necessita anche della collaborazione di tutti.

Per garantire una efficace pulizia e sanificazione anche delle scrivanie, postazioni di lavoro, tastiere, schermi touch, mouse e pavimentazione, si raccomanda di tenere gli stessi il più sgombri possibile da documenti/oggetti. E’ necessario, pertanto, archiviare carta e documentazione in genere, in modo da mantenere i piani di lavoro e gli spazi calpestabili liberi da ingombri.

Il servizio di pulizia giornaliera è previsto indicativamente in fase serale, con una seconda igienizzazione a metà giornata dei punti con maggior frequenza di contatto, quali: corrimano delle scale, maniglie porte d’ingresso agli uffici e ai bagni, sanitari, rubinetteria, maniglie e maniglioni a spinta delle porte uscita di sicurezza impiegate nella salita e discesa. Il servizio prevede inoltre l’utilizzo di una pulizia ulteriormente rafforzata su base settimanale durante la giornata di venerdì.

Gestione di persona sintomatica in azienda

Ogni addetto è tenuto ad informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro in caso di presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa. In caso di persona presente in azienda con febbre e sintomi di infezione respiratoria, si procede all’isolamento, suo e degli altri presenti, dai locali. L’azienda avvisa immediatamente le autorità sanitarie competenti e i numeri di emergenza per il COVID-19 forniti dalla Regione o dal Ministero della Salute e collabora con le Autorità sanitarie per la definizione degli eventuali “contatti stretti” di persona, presente in azienda, che sia stata riscontrata positiva al tampone COVID-19, per l’applicazione delle misure di “quarantena” e l’eventuale allontanamento cautelativo dei possibili contatti stretti. Nel caso di presenza di soggetto con COVID-19 all’interno dei locali aziendali, si procede alla pulizia e sanificazione dei suddetti secondo le disposizioni del Ministero della Salute.

Interferenze con fornitori

Al fine di ridurre il rischio di contagio e in ottica prudenziale viene limitato, per quanto possibile, l’accesso di fornitori all’interno dei locali aziendali. Laddove le attività da realizzare debbano necessariamente prevedere l’accesso di terzi ai locali aziendali, si dovrà preferibilmente prediligere lo sfasamento temporale o comunque, ove questo non sia possibile, attuare lo sfasamento spaziale, garantendo in ogni caso il distanziamento previsto fra fornitori ed addetti.

Servizio bus navetta

Ai fini di tutela della salute del personale, il servizio di bus navette aziendali operante su tutto il territorio nazionale risulta temporaneamente e fino a nuovo avviso sospeso.

Gestione trasferte

In vigenza degli attuali protocolli governativi e di settore e salvo nuove indicazioni al riguardo, potranno essere autorizzate trasferte legate solo a motivi di necessità e volte a garantire la continuità operativa, attività tecniche o di controllo o sicurezza sui territori di competenza.

Area Risorse Umane